Система юридически значимого электронного документооборота для юридических лиц РФ

Законодательство

Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и других документов, представленных компанией в конце отчетного периода. В рамках камеральной проверки налоговая инспекция направляет компании требование о представлении некоторого комплекта документов. Требование может быть направлено как бумажным письмом, так и по ТКС — в том случае, если налогоплательщик сдает налоговую отчетность в электронном виде через СОС (согласно Приказу ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ ).

В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов с указанием номера и даты требования. Ранее такое сопроводительное письмо можно было составить только в бумажном виде. Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ был утвержден формат XML-файла электронной описи к документам, который, по сути, является описанием структуры пакета истребуемых документов и открывает перед налогоплательщиками новые возможности представления документов. Согласно формату, 14 типов документов можно представить в налоговый орган по ТКС двумя способами. Первым — в XML-формате — если документ был сформирован в электронном виде и передан через оператора электронного документооборота (ЭДО). Вторым способом — в виде скан-образов (формат jpg или tif) с заполненными полями мета-информации. Этот способ предусмотрен для документов, которые были сформированы на бумаге или в электронном виде в произвольном формате. Последние придется распечатать и отсканировать. После того, как тем или иным образом была сформирована опись, налогоплательщик прикладывает к ней комплект документов и высылает в ИФНС. Этот процесс может происходить по трем сценариям:

Сценарий I: Направить все на бумаге

Бумажные документы копируются, электронные — распечатываются. При этом на бумажной копии электронного документа следует проставить метку о том, что оригинал документа существует в электронном виде, и что документ был подписан электронной подписью. Все копии заверяются и упаковываются, к ним составляется бумажное сопроводительное письмо с описью. Затем весь комплект направляется по адресу инспекции.

Сценарий II: Направить все документы по ТКС

Данным способом направить документы можно в том случае, если компания представляет налоговую отчетность по ТКС. В настоящий момент представить в ИФНС в электронном виде можно только документы из списка, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (список постоянно расширяется).

Бумажные документы сканируются (в форматы tif, jpg). Для каждого скан-образа налогоплательщик заполняет некоторую информацию о документе (номер, дату составления, сумму и т п.), без которой инспекция не сможет опознать такой файл и принять его. Заметим, что в данном случае налогоплательщику не придется заверять каждый скан-образ бумажного документа.

Сопроводительное письмо (опись) составляется в электронном виде, к нему прикрепляются скан-образы бумажных документов и формализованные электронными документы. Весь пакет специальным образом упаковывается, заверяется электронной подписью уполномоченного лица и передается по ТКС в инспекцию.

Процесс представления документов по ТКС:

Налогоплательщик собирает пакет документов: бумажные документы копирует и заверяет, либо же делает их скан-образы, электронные документы выгружает (из архива, системы электронного документооборота, с личного компьютера и т д.).

Налогоплательщик формирует электронную опись, прикрепляет к нему пакет документов, подписывает электронной подписью. Если пакет подписывается уполномоченным лицом, то к нему также надо будет приложить сообщение о доверенности.

Налогоплательщик направляет пакет в налоговую. Если документы направляются через СОС, оператор проверяет правильность заполнения всех полей мета-информации, ликвидность обязательных форматов электронных счетов-фактур и др. документов, и прочие технические нюансы. При самостоятельной сдаче, которая возможно появится на портале гос. услуг, налогоплательщик сам должен будет озаботиться правильностью составления описи и пакета документов.

Налоговая получает пакет с документами. В случае, если документы были направлены по ТКС, они попадают в приемный комплекс, где проходят форматный контроль. Затем обрабатываются сотрудниками ИФНС. На данных этапах, при наличии ошибок в форматах или печатных формах документов налогоплательщик получает уведомление об ошибках, которые обязан учесть и направить пакет документов заново.

Сценарий III: Бумажные документы по почте, электронные — по ТКС

При таком сценарии работы в рамках одного требования налогоплательщик должен сформировать 2 пакета документов:

Пакет заверенных бумажных копий бумажных документов, приложив к ним бумажное сопроводительное письмо (опись).

Пакет электронных документов, прикрепленных к электронной описи. Первый пакет с бумажными документами отправляются по почте, а электронный пакет, подписанный электронной подписью, передается в налоговый орган через СОС. О том, что документы были представлены по одному требованию, будут свидетельствовать реквизиты требования в описях документов.

Любые экономические преступления, разбирательства между юридическими лицами, между юридическими лицами и государственными учреждениями находятся в компетенции арбитражные судов Российской Федерации. Арбитражные суды субъектов РФ рассматривают и разрешают споры между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, рассматривают дела, возникающие из экономических и иных предусмотренных законом правоотношений в качестве суда первой инстанции. В случае возникновения прецедента судом производится судебное разбирательство, в ходе которого от спорящих сторон истребуются документы, которые, в частности, могли быть составлены сторонами в электронном виде.

Судебное разбирательство

В любом судебном разбирательстве выделяют несколько этапов:

  1. Досудебное урегулирование
  2. Подготовка заявления и документов
  3. Представление документов в суд
  4. Подготовка судебного дела
  5. Экспертиза
  6. Суд. Решение и акт
  7. Апелляция и кассация

Досудебное урегулирование

Прежде чем обратиться в суд, спорящие организации должны попытаться уладить конфликт самостоятельно. Данное требование вытекает из пп. 7 п. 1 ст. 126 Арбитражного процессуального кодекса: согласно ему, к исковому заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если последний предусмотрен федеральным законом или договором. То есть если законом или договором предусмотрен порядок досудебного урегулирования, то только при наличии доказательств его проведения суд примет исковое заявление.

Законодательно досудебное разбирательство предусмотрено в следующих случаях:

При привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения. До обращения в суд налоговый орган обязан предложить привлекаемому лицу добровольно уплатить соответствующую сумму налоговой санкции (ст. 104 НК РФ). Практика: высылается требование в письменном виде.

При заявлении в суд требования об изменении или о расторжении договора. Требование может быть заявлено в суд только после получения отказа другой стороны на предложение изменить или расторгнуть договор либо неполучения ответа в срок, указанный в предложении или установленный законом либо договором, а при его отсутствии — в тридцатидневный срок (п. 2 ст. 452 ГК РФ).

При предъявлении к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза. Обязательным является досудебное предъявление ему претензии в порядке, предусмотренном соответствующим транспортным уставом или кодексом (ст. 797 ГК РФ). (Также см. ст. 403 Кодекса торгового мореплавания, ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта, п. 3 ст. 124 Воздушного кодекса, п. 2 ст. 39 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ), ст. 25 О морских портах (261-ФЗ), ст. 120 Устава ж/д транспорта (18-ФЗ)).

При заявление о взыскании денежных средств. Арбитражный суд будет рассматривать такое заявление, только если второй стороной не исполнено требование заявителя об уплате взыскиваемой суммы в добровольном порядке или пропущен указанный в таком требовании срок уплаты (п. 2 ст. 213 АПК).

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора об оказании услуг связи. Пользователь услугами связи до обращения в суд должен предъявить оператору связи претензию (ст. 12 О почтовой связи (176-ФЗ)).

При предъявлении экспедитору иска, вытекающего из договора транспортной экспедиции. Истец обязан прежде предъявить экспедитору претензии (ст. 12 О транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ)). Также порядок досудебного урегулирование может быть прописан в договоре сторон.

Досудебное разбирательство должно быть оформлено документом: требованием, соглашением, претензией и т д. В этом документе одна сторона высказывает свои требования и просит другую сторону их добровольно принять.

Претензия подается в письменном виде с подтверждением факта доставки получателю. На практике обычно:

истец доставляет заказное письмо с уведомлением о вручении;
налоговая инспекция передает требование под роспись;
получатель груза формирует автоперевозчику претензионный акт в момент получения груза и т д.

Претензия может быть продублирована в электронном виде. Однако, сведений о том, что можно обойтись исключительно электронным документом, нет. Если другая сторона отказывается исполнить требования в претензии, дело передается в суд.

Подготовка заявления и документов.

Обращение в суд начинается с формирования искового заявления и выбора судебного участка, который зависит от регистрации ответчика. К исковому заявлению прилагаются следующие документы (по ст. 126 Арбитражного процессуального кодекса):

  1. Уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют.
  2. Документ, подтверждающий уплату государственной пошлины (и льготы).
  3. Документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования.
  4. Копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  5. Доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления.
  6. Копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска.
  7. Документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором.
  8. Проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор.
  9. Выписка из единого государственного реестра юридических лиц или единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с указанием сведений о месте нахождения или месте жительства истца и ответчика и (или) приобретении физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или иной документ, подтверждающий указанные сведения или отсутствие таковых. Такие документы должны быть получены не ранее чем за тридцать дней до дня обращения истца в арбитражный суд.

Согласно п. 3, ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса, истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, отсутствующих у него, заказным письмом с уведомлением о вручении. То же самое говорится и в ст. 65-66: истец обязан заблаговременно оповестить участников о начале судебного разбирательства и предоставить им документы.

Представление документов в суд

Электронные документы являются письменными доказательствами. Согласно п.3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса, «документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации».

Согласно Письму Высшего арбитражного суда РФ от 25.05.2004 N С1-7/УП-600 для арбитражных судов, возможность зачесть электронный документ в качестве письменного доказательства в определенных случаях обуславливается следующими законами:

Гражданским кодексом Российской Федерации (Часть первая), ст. ст. 160, 434: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору»;

ст. 11 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ: «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003), ст. 13 и ст. 9: «Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры».

ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 N 1-ФЗ, ст. 1: «Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе»;
а также ФЗ «Об электронной подписи» №63-ФЗ и всеми нормативными документами, касающимися электронных счетов-фактур.

Документы можно представить в суд в электронном виде. Согласно п.1 ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса, исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме или посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда (система «Мой арбитр» http://my.arbitr.ru). То есть заявление подается или письменно, или через сайт (ст. 41 Арбитражного процессуального кодекса).

Прилагаемые к исковому заявлению документы (как составленные на бумаге, так и электронные) могут быть представлены в арбитражный суд в электронном виде (п.2 ст.126 Арбитражного процессуального кодекса). Однако, согласно временному порядку (от 26 апреля 2011 №42), документы в электронном виде могут быть поданы только в формате.pdf определенного размера и качества, и только через систему http://my.arbitr.ru. В системе можно создать электронное исковое заявление и приложить к нему документы. Представление документов иными способами, например по электронной почте, порядком не регулируется.

В случае с бумажными документами данный порядок не вызывает никаких вопросов. Так, документы сканируются и переводятся в формат.pdf. Однако электронные документы могут изначально не соответствовать таким форматным требованиям. Например, электронные счета-фактуры законодательно могут быть созданы только в XML-формате. В данном случае налогоплательщик может распечатать печатную форму электронного документа, заверить копию, отсканировать её и перевести в нужный формат. Другим способом представить электронные документы в суд на данный момент является только печать и заверение бумажных копий. При этом для проверки подлинности электронных документов может быть назначена экспертиза.

Таким образом, электронное исковое заявление может быть направлено в суд только через систему http://my.arbitr.ru, а электронные документы иным способом.

Примечание: подавать в электронном виде можно не все заявления. Так Кодексом не предусматривается подача в электронном виде заявления об обеспечении иска, заявления об обеспечении имущественных интересов (статьи 92, 99), ходатайства о приостановлении исполнения судебных актов (статьи 283, 298).

Подготовка судебного дела

Подготовка дела заключает в себе рассмотрением судом заявления и документов. Если они были поданы в электронном виде через сайт, суд еще и рассматривает соответствие передачи порядку. Суд устанавливает, является ли исковое заявление, поступившее в суд в электронном виде, действительным. Также проверяется факт подачи заявления лицом, его подписавшим. При подготовке дела к судебному разбирательству суд может предложить этому лицу в целях подтверждения указанного обстоятельства явиться в предварительное судебное заседание, либо представить в суд оригинал поданного им документа. Факт подписания документа, поступившего в суд в электронном виде, подавшим его лицом может быть также установлен судом на основании иных документов, представленных этим лицом. Если данное обстоятельство в результате предпринятых судом мер не подтверждается, суд оставляет соответствующее обращение без рассмотрения на основании пункта 7 части 1 статьи 148 Арбитражного процессуального кодекса РФ.

Экспертиза

В деле могут принимать участие эксперты (ст. 55 Арбитражного процессуального кодекса). Экспертиза может проводиться как в государственном судебно-экспертном учреждении, так и в негосударственной экспертной организации. К экспертизе также могут привлекаться лица, обладающие специальными знаниями (ст. 83 Арбитражного процессуального кодекса).

Экспертизу назначает арбитражный суд по ходатайству лица (каждый участник вправе указать своего эксперта) или с согласия лиц, участвующих в деле. Суд может назначит экспертизу по своей инициативе, если она предусмотрена законом или договором. В случае, если есть заявление о фальсификации доказательств, судом может быть назначена повторная или дополнительная экспертиза. Круг вопросов для эксперта определяет суд, участники имеют право представить свои вопросы. Сроки и стоимость экспертизы также устанавливается судом.

Для каждого дела проводится своя экспертиза. Заключения экспертов по аналогичным делам не применимы (п. 9 Постановления пленума Вас РФ от 20.12.2006 N 66).

Суд. Решение и акт

Судебное решение обычно представляет собой краткий протокол дела с резолюцией судьи и выдается в бумажном виде. Иногда решение может быть направлено в виде копии в электронном виде. Исполнительный лист составляется исключительно в бумажном варианте.

Апелляция и кассация

В случае, если решение суда не устраивает одного из участников разбирательства, у него есть право оспорить его, подав апелляцию в апелляционный арбитражный суд. Во многом подготовка к апелляции и кассации и передача документов повторяют судебное разбирательство первой инстанции. В случае, если поступившие в арбитражный суд документы подлежат направлению в арбитражный суд вышестоящей инстанции для рассмотрения (часть 2 статьи 257, часть 2 статьи 275 и часть 2 статьи 222.2 АПК РФ), распечатанные документы вместе с делом направляются в соответствующий арбитражный суд по почте.

В суд вышестоящей инстанции направляется также диск, содержащий электронные копии документов, направленных через систему подачи документов. Указанные документы отображаются в системе подачи документов, но рассматриваются арбитражным судом вышестоящей инстанции после получения дела из суда первой инстанции. Сейчас временным порядком не предусмотрена передача дел между судами первой и второй инстанции в электронном виде по ТКС. Такие поправки, возможно, будут внесены в порядок. Пока что существование диска аргументируют тем, что документы должен передавать участник дела собственноручно.

Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ).

Согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы («Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов»).

На данный момент существует временный порядок представления документов в суд в электронном виде: документы передаются в формате pdf, определенного размера и качества. Естественно, что документы, которые передаются в электронном виде между налогоплательщиками могут изначально и не соответствовать таким требованиям (например, электронные счета-фактуры). При этом организация может представить документы в суд в электронном виде при условии наличия у суда технических средств и возможности проверки подлинности ЭЦП. Если такой возможности нет, то компания может изготовить бумажные копии электронных документов, заверив их печатью и подписью уполномоченного лица, в то время как для проверки подлинности электронных документов может быть назначена экспертиза.

2013 год

Приказ ФНС России от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142@

Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России.

2012 год

Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@

Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС

Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@

Уточнен формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи

Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@

Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота.

Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@

Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)

Приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

2011 год

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

ПИСЬМО Минфина РФ от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@

Об отдельных вопросах применения электронных документов

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее - ЭЦП).

Федеральный закон РФ от 19.07.2011 N 245-ФЗ

"О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах"

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Приказ ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

2009 год

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.11.2009 N 03-02-08/85

Разъяснения по вопросу об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде.

2006 год

Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

ФЗ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

2002 год

Федеральный закон РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Регулирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах в отношениях, возникающих при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Действует до 01.07.2012.

Нормативно-правовые акты

Гражданский кодекс Российской Федерации ст.160

Гражданский кодекс Российской Федерации ст.434