Система юридически значимого электронного документооборота для юридических лиц РФ

Счет-фактура

Составление счета-фактуры в электронном виде не влияет на возможность компаний принимать предъявленные суммы налога к вычету. Электронный счет-фактура является оригиналом документа и не требует его дальнейшего оформления на бумажном носителе.

Счет-фактура, выставленный в электронном виде и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью - является юридически значимым оригиналом.

Заполнение электронного счета-фактуры осуществляется точно так же, как и обычный документ, который в дальнейшем распечатывается на бумаге. Электронный счет-фактура может быть заполнен в учетной бухгалтерской программе или непосредственно в системе электронного документооборота оператора, конечно при наличии соответствующей технической возможности. Единственным условием является сохранение файла Электронного счета-фактуры в формате, разрешенном налоговыми органами, который, установлен приказом ФНС № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 года. В документе описываются требования к XML файлам передачи сведений счета-фактуры. Этим документом чиновники так же закрепляют требования к форматам книг покупок и продаж в цифровом виде.

При формировании счетов-фактур в электронном виде, следует обратить внимание на следующее:

1. Формат электронного документа определен ФНС России.

Формат счета-фактуры (на отгрузку и на аванс), выставляемого в электронном виде, установлен приложением № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 05.03.2012 г. Формат корректировочного счета-фактуры, выставляемого в электронном виде, установлен приложением № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г.

2. Счет-фактура в электронном виде, должен быть выставлен по взаимному согласию сторон сделки.

При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Форматы представления ряда документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде (например, форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа), утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36 от 30 января 2012 г.

3. Счет-фактура в электронном виде должен быть заверен квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ее уполномоченного лица. При этом показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется, т.е. Электронный счет-фактура подписывается одной электронной подписью.

Признаки квалифицированной электронной подписи (Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"):

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи;
  5. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  6. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 г. №50н - Датой выставления Покупателю счета-фактуры в электронном виде через интернет, считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору ЭДО от продавца (дата и время указывается в подтверждении Оператора электронного документооборота).

Датой получения Покупателем счета-фактуры в электронном виде через интернет, считается дата направления покупателю Оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца (дата и время указывается в подтверждении Оператора ЭДО).

Итак, электронная счет-фактура, считается ВЫСТАВЛЕННОЙ, если ПРОДАВЦУ поступило:

  1. Подтверждение Оператора ЭДО о дате получения счета-фактуры от Продавца;
  2. Извещение от Покупателя о получении счета-фактуры, подтвержденное Оператором ЭДО;

Счет-фактура в электронном виде считается ПОЛУЧЕННЫМ ПОКУПАТЕЛЕМ, если ПОКУПАТЕЛЮ поступило:

  1. Подтверждение Оператора ЭДО о дате отправки счета-фактуры для Покупателя;
  2. Извещение от Покупателя о получении счета-фактуры, подтвержденное Оператором ЭДО;

В зависимости от типа ошибки, вкравшейся в счет фактуру, документ можно либо оставить без изменения, либо вносить исправления в соответствии с законодательством.

Правила заполнения счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

В счет - фактуры, составленные,  с даты вступления в силу Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 (О формах и правилах заполнения документов, применяемых при расчетах по НДС), на бумажном носителе, или в электронном виде, исправления вносятся путем составления  нового экземпляра счет -фактуры.

! Важно:  Счета - фактуры выставленные до 24.01.2012 г., исправляют по старому, т.е.  зачеркивают неверные данные, рядом пишут верные и заверяют подписью и печатью.

Исправления в электронные первичные документы вносятся путем выставления нового исправленного экземпляра электронного первичного документа.

Корректировка – изменение цены ранее отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) по согласованию сторон.

Данное  изменение выполняется по согласованию сторон. При этом составляется дополнительное соглашение к договору или иной аналогичный документ, первичные учетные документы (товарные накладные) на отгруженные товары не изменяются.

Продавец выставляет корректировочный счет-фактуру, который является отдельным документом. Для корректировочного счета-фактуры установлена форма, утвержденная в Приложении № 2 к постановлению № 1137, а также электронный формат, разработанный ФНС России (приказ от 05.03.2012 г. № ММВ-7-6/138@).

Таким образом, при корректировке отгрузки, исправление в первичных документах не требуется, т.к. при согласовании составляется новый документ (договор, соглашение, иной документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав).

Исправление – исправление допущенных ошибок в первичных учетных документах и счетах-фактурах.

Исправлению могут подлежать любые реквизиты документа, в которых допущена ошибка, в т.ч. цена, количество и т.п.

Исправление не требует согласования сторон. Как правило, сторона, обнаружившая ошибку, уведомляет об этом другую сторону сделки.

Порядок исправления ошибки в документах закреплен в ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которой «В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

Кроме того, продавец составляет новый исправленный экземпляр счета-фактуры, в котором указывается номер и дата исправления. Порядок составления нового экземпляра исправленного счета-фактуры также утвержден в постановлении № 1137.

Таким образом, исправление допущенной ошибки выполняется и в первичных учетных документах (например, ТОРГ-12) и в счетах-фактурах.

Внесение изменений в электронные счета- фактуры.

  1. Покупатель, обнаружив ошибки во входящей счете-фактуре, отправляет запрос на уточнение.
  2. Запрос на уточнение,  через Оператора ЭДО направляется  Продавцу.
  3. Продавец,  получив от Покупателя  «Уведомление об уточнении счета-фактуры»:
  • Подписывает и отправляет  автоматически сформированный Оператором ЭДО, «Извещение о получении Уведомления».
  • Устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет Покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии  с  Утвержденным Порядком выставления счетов-фактур в электронном виде. ( I. 1.12.)

При этом номер и дата исправленного Электронного Первичного Документа переносится из первоначального Электронного Первичного Документа, т.е. Продавец повторяет процедуру направления ранее составленного счета-фактуры без изменения его реквизитов.

! Важно: Порядок регистрации выставленных корректировочных счетов-фактур, при повторном изменении стоимости отгруженных товаров разъяснено ФНС России в письме от 27.03.13 № ЕД-4-3/5306.

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах  по налогу на добавленную стоимость, и правила его ведения,  утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 года №1137

Бланк журнала, состоит из двух частей. Первая часть – «Выставленные счета-фактуры», вторая часть – «Полученные счета-фактуры». Каждая часть - это таблица, куда нужно заносить сведения о счете-фактуре: его дату, номер, наименование поставщика или покупателя, его ИНН и прочую информацию.

В обеих частях журнала предусмотрены графы для указания кода способа выставления. Если счет-фактура оформлен на бумажном носителе, следует поставить - код   1.   Если счет-фактура выставлен в электронном виде – код 2.

Кроме того, в части 1 и в части 2 есть столбцы, куда следует поставить код вида операции по специальному перечню. Если в счете-фактуре фигурируют разные операции, то в журнале надо перечислить все коды через разделительный знак.

Журнал полагается составлять за один налоговый период, то есть за квартал, а записи делать в хронологическом порядке. Если в течение квартала не было выставленных, либо полученных счетов-фактур, то часть 1 или часть 2 не заполняется. В этом случае налогоплательщик должен оформить лишь «шапку» журнала и указать там свое наименование, ИНН, код причины постановки на учет, а также соответствующий налоговый период.

Компании, у которых есть обособленные подразделения, должны вести журнал не по подразделениям, а в целом по организации.

По окончании квартала, до 20-го числа следующего месяца, «бумажный» журнал необходимо прошнуровать, пронумеровать страницы, и скрепить печатью и подписью руководителя (уполномоченного лица), либо предпринимателя.

Если журнал составлен в электронном виде, то при передаче налоговикам для проверки его необходимо удостоверить электронной цифровой подписью.

Независимо от того, в каком виде составлен журнал, его надлежит хранить в течение четырех полных лет с даты последней записи.

! Важно:

Ответственность за сохранность первичных документов возлагается на хозяйствующий субъект, т.е. налогоплательщика, об этом прямо прописано в в  п.2. ст. 29 Федерального закона Российской Федерации от 06.12.2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,  - «Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».

Однако в п.п.8. п.1 ст.23 Налогового Кодекса Российской Федерации обязанностью налогоплательщика, является:- «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов».

Система «Signatura» для  хранение конфиденциальной информации с ЭП,  предлагает сервис «Спец-Сейф». По вопросам оказания услуги хранения обращаться по тел. 8 800 100 54 11 

Организации, являющиеся плательщиками НДС, должны вести книгу покупок на бумажном носителе либо в электронном виде, чтобы определить сумму НДС, подлежащую вычету. Для этого в книге регистрируются выставленные продавцами (исполнителями) счета-фактуры. Книгу покупок нужно вести за каждый налоговый период по НДС, то есть поквартально.

В книге покупок регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные и исправленные счета-фактуры), в момент возникновения права на налоговый вычет (п. 2 разд. II приложения № 4 к Постановлению № 1137).

Форма и порядок ведения книги покупок утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Если книга покупок ведется в электронном виде, то нужно придерживаться формата, который установлен приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138.

Не подлежат регистрации - счета-фактуры, не соответствующие требованиям ст. 169 НК РФ и Постановления № 1137. Такие документы не являются основанием для налогового вычета.

Как вносить исправления

Нередко в книгу покупок требуется внести исправления. От того, когда именно они вносятся, прямо зависит порядок внесения изменений (пп. 4, 9 разд. II приложения № 4 к Постановлению № 1137).
Счет-фактура получен в текущем квартале. Если получен исправленный счет-фактура, относящийся к текущему кварталу, то исправление нужно вносить непосредственно в книгу покупок. Для этого показатели аннулируемого счета-фактуры нужно указать с отрицательными значениями (со знаком минус), а показатели нового исправленного документа - с положительными значениями.

Счет-фактура относится к прошлым периодам. Если получен исправленный счет-фактура, относящийся к прошлым налоговым периодам, то к книге покупок за период, в котором он был зарегистрирован, формируется дополнительный лист. В нем первоначальный счет-фактуру следует аннулировать, зарегистрировав его показатели со знаком минус. Исправленный документ регистрируется в книге покупок в том периоде, когда у компании появилось право на налоговый вычет.

Книга  покупок,  составленная  в электронном виде организацией или   индивидуальным   предпринимателем   за  налоговый  период,  и дополнительные  листы  книги  покупок,  составленные  в электронном виде   за   налоговый   период,   в   котором  был  зарегистрирован счет-фактура  (в  том  числе  корректировочный)  до внесения в него исправлений,    подписываются    электронной    цифровой   подписью соответственно  руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального  предпринимателя  при их передаче в налоговый орган в случаях,    предусмотренных    Налоговым    кодексом   Российской Федерации.

Контроль    за   правильностью   ведения   книги   покупок   и дополнительных  листов  книги  покупок,  составленных  на  бумажном носителе   или  в  электронном  виде  организацией,  осуществляется руководителем  организации  или  индивидуальным предпринимателем.

Книга   покупок   и   дополнительные   листы   книги  покупок, составленные  на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

Организации и ИП,   ведут  книгу  продаж, применяемую при расчетах по НДС (далее  -  книга  продаж),  на бумажном  носителе  либо  в  электронном  виде, предназначенную для регистрации  счетов-фактур  (контрольных  лент  контрольно-кассовой техники,   бланков   строгой  отчетности  при  реализации  товаров, выполнении    работ,    оказании    услуг   населению),   а   также корректировочных    счетов-фактур,   составленных   продавцом   при увеличении    стоимости    отгруженных   (выполненных,   оказанных, переданных)  товаров  (работ,  услуг,  имущественных прав) в том же налоговом  периоде,  в котором произведена их отгрузка (выполнение, оказание, передача).

Корректировочный   счет-фактура,  составленный  продавцом  при увеличении    стоимости    отгруженных   (выполненных,   оказанных, переданных)  в  истекшем  налоговом  периоде товаров (работ, услуг, имущественных  прав),  подлежит  регистрации в дополнительном листе книги  продаж  за  налоговый  период,  в  котором  товары  (работы, услуги,  имущественные  права)  были отгружены (выполнены, оказаны, переданы).

Регистрация  счетов-фактур  в  книге  продаж производится в хронологическом   порядке   в  том  налоговом  периоде,  в  котором возникает  налоговое  обязательство.  При  этом  единой регистрации подлежат    счета-фактуры    (в    том   числе   корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Регистрации  в  книге  продаж подлежат составленные и (или) выставленные  счета-фактуры  (в том числе корректировочные) во всех случаях,  когда  возникает  обязанность  по  исчислению  налога  на добавленную   стоимость   в   соответствии   с  Налоговым  кодексом Российской  Федерации.

В  книге  продаж  регистрируются  счета-фактуры  независимо от даты   их   выставления   покупателям   и   от  даты  их  получения покупателями  в порядке, определенном постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как вносить исправления

Если исправляется счет-фактура, относящийся к текущему кварталу, то исправление нужно вносить непосредственно в книгу продаж. Для этого показатели аннулируемого счета-фактуры указывают с отрицательными значениями (со знаком минус), а показатели нового, исправленного документа - с по­ложительными значениями.

Если же требуется исправить счет-фактуру, который относится к прошлым налоговым периодам, то составляется дополнительный лист к книге продаж за период, в котором зарегистрирован первоначальный документ. В этом дополнительном листе первоначальный счет-фактуру нужно аннулировать, зарегистрировав его показатели со знаком минус. Затем в дополнительном листе регистрируется исправленный документ (Дополнительные  листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью   и   составляются  в  соответствии  с  разделами III  и  IV  постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Порядок регистрации выставленных корректировочных счетов-фактур, при повторном изменении стоимости отгруженных товаров разъяснено ФНС России в письме от 27.03.13 № ЕД-4-3/5306

! Важно:

В   случае   если   покупатель   не   получил  от  продавца счет-фактуру  в электронном виде и продавец повторно направил ранее составленный  счет-фактуру  в  электронном  виде (в который на дату повторного    направления    внес    изменения)   с   исправленными реквизитами,   такой   счет-фактура   с  указанием  номера  и  даты исправления регистрируется продавцом:

  • в  книге  продаж  -  в  случае  его  составления  до истечения налогового периода;
  • в   дополнительном   листе   книги   продаж  -  в  случае  его составления после истечения налогового периода.

При  этом первоначально составленный счет-фактура (до внесения в   него  исправлений),  направленный  продавцом  покупателю  и  не полученный   покупателем,   подлежит  регистрации  в  книге  продаж продавца  с  последующим  аннулированием  записи  по  нему  в книге продаж  или  в  дополнительном листе книги продаж после регистрации нового экземпляра счета-фактуры с номером и датой исправления.

В   случае   если   покупатель   не   получил  от  продавца корректировочный    счет-фактуру,   составленный   при   увеличении стоимости  в  электронном  виде, и продавец повторно направил ранее составленный  корректировочный  счет-фактуру  в электронном виде (в который   на   дату   повторного   направления  внес  изменения)  с исправленными  реквизитами,  такой  корректировочный  счет-фактура, составленный  при  увеличении  стоимости, с указанием номера и даты исправления регистрируется продавцом:

  • в  книге  продаж  -  в  случае  его  составления  до истечения налогового периода;
  • в   дополнительном   листе   книги   продаж  -  в  случае  его составления по истечении налогового периода.

При    этом   корректировочный   счет-фактура,   первоначально составленный  в  связи  с увеличением стоимости (до внесения в него исправлений),  направленный  продавцом  покупателю  и не полученный покупателем,   подлежит  регистрации  в  книге  продаж  продавца  с последующим  аннулированием  записи  по  нему  в книге продаж или в дополнительном   листе   книги   продаж  после  регистрации  нового экземпляра   корректировочного  счета-фактуры  с  номером  и  датой исправления.

Книга продаж, книга покупок и дополнительные листы составлены в электронном виде, то при передаче налоговикам для проверки их необходимо скрепить электронной цифровой подписью.

Срок хранения книги продаж и книги покупок, составляет – четыре года с даты последней записи.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить все счета-фактуры, зарегистрированные в журнале, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении. Регистрировать документы нужно в хронологическом порядке по мере составления или получения.

Налогоплательщики  должны в течение четырех лет хранить и другие документы, не подлежащие регистрации в журнале, но имеющие отношение к налогу на добавленную стоимость  (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Так, импортеры должны обеспечить сохранность таможенных деклараций и документов, подтверждающих уплату НДС на таможне, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой ИФНС.
Комитенты и принципалы обязаны подшивать копии счетов-фактур, выписанных продавцами на имя комиссионеров или агентов. Работодатели – бланки строгой отчетности с выделенной суммой налога, полученные сотрудниками во время командировки и относящиеся к найму жилья, проезду и прочие первичные документы.

Итак, счета-фактуры, электронные и бумажные, должны храниться, не менее, четырех лет. Важно отметить, что в отдельных случаях может возникнуть необходимость увеличения этого срока. Так, например, входящий счет-фактура может понадобиться для восстановления НДС, принятого к вычету по приобретенному объекту основных средств с длительным сроком полезного использования, если он начнет участвовать в операциях, освобождаемых от налогообложения.

! Важно: 

Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных ЭП, составление и выставление которых предусмотрено Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. (I. 1.13.) совместно с применявшимся для формирования ЭП указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур (п.п.8. п.1. ст. 23 НК РФ).

В соответствии с пунктом 1.3 Порядка выставления и получения электронных счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) утвержденным  Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 г. №50н – электронный счет-фактура должна передаваться только через операторов электронного документооборота, т.к. именно оператор гарантирует юридическую значимость передаваемых документов.

При этом согласно приказу ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде», зарегистрированному Минюстом России от 11.04.2012 № 23791 форматы документов, передаваемые в процессе обмена электронными счетами-фактурами, должны содержать идентификатор ОЭД.

Функции оператора электронного документооборота,  определенны в Приказе ФНС России №ММВ-7-6/253@ от 20.04.2012 г.

Оператор электронного документооборота (ЭДО) - организации, имеющие технологические, кадровые и правовые возможности для обеспечения юридически значимого документооборота электронных счетов-фактур с использованием электронной подписи.

ООО «Криптэкс», имеет Паспорт о присоединении к Сети доверенных ОЭД, на основании которого внесен в Реестр доверенных ОЭД.
 
Основной целью оператора электронного документооборота между юридическими лицами состоит не только в выполнении транспортной функции или в гарантированном обеспечении принятого порядка обмена документами. Что конечно, важно. Но основная ценность такого участника рынка, оператора ЭДО, как ООО «Криптэкс», состоит в обеспечении возможности взаимодействия компаний, которые имеют совершенно разные электронные подписи.

Для обмена юридически значимыми документами между контрагентами существует интеграционное решение «Signatura. АРМ»  подробнее см. Готовые решения

Вопрос - Ответ

Вопрос: Зачем нужен оператор электронного документооборота?

Ответ:  ФНС участвует в регулировании обмена Электронными счетами-фактурами, т.к. это налоговые правоотношения. НДС - один из значимых источников пополнения бюджета, в связи, с чем  и попыток мошенничества немало. Многими первичными документами, не первый год,   разрешено обмениваться в электронном виде. И Инспекции ФНС их принимают, но именно электронный счет - фактура имеет определенный статус, и на основании Законодательных актов, без его участия на данный момент не обойтись.

Оператор решает задачи обеспечения авторства документа, соответствия подписи и определенного человека, его (документа) аутентификации, временных штампов и т.п.

    Электронный документооборот по каждому счет-фактуре осуществляется в отдельности.   

  Обмен электронными счетами-фактурами осуществляется только через операторов электронного документооборота, которые могут передавать такие файлы по телекоммуникационным каналам связи. Причем такие компании должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к операторам связи по передаче отчетности в электронном виде в налоговые органы (письмо Минфина России от 01.08.2011 г. № 03-07-09/25).

     С организацией, которая будет пересылать электронные счета-фактуры должен быть заключен лицензионный договор на использование программных средств.

     Законодательство не запрещает фирмам обмениваться электронными счетами-фактурами как через одного, так и нескольких операторов. При этом существенным условием для выставления и получения электронных счетов-фактур через разных Операторов является наличие у них совместимых технических возможностей для передачи документов в электронном виде.

     Уникальность  системы «Signatura»  - это технология объединения всех существующих удостоверяющих центров и всех пользователей электронных подписей в одной системе. Если вы пользователь одного удостоверяющего центра (УЦ1), а ваш контрагент пользователь другого удостоверяющего центра (УЦ2), то благодаря системе «Signatura»,  вы сможете свободно обмениваться любыми юридически значимыми документами и защищенными сообщениями.  

! Важно:  Электронный счет-фактура согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП. 


Вопрос - Ответ

Как вести журнал учета и книги покупок и продаж, если часть счетов-фактур бумажная, а часть электронная?

На основании абзаца второго п. 1 ст. 169 НК РФ в настоящее время счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Согласно указанному порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.  (далее – Оператор ЭДО)

Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.

На сегодняшний день существует возможность составления счетов-фактур в электронном виде. Налогоплательщики могут не только использовать электронные счета-фактуры в своей деятельности, но и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, дополнительные листы книг покупок и продаж в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.

В соответствии с п. 8 ст. 169 НК РФ форма счета-фактуры, порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ. В настоящее время применяются формы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

В соответствии с п.1 раздела II приложения №5  постановления №1137, продавцы ведут книгу продаж на бумажном носителе либо в электронном виде.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 2 раздела II приложения N 5).

Исходя из этого, организации вправе вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также книгу продаж на бумажном носителе либо в электронном виде. Даже если организация-продавец будет выставлять электронные счета-фактуры только одному покупателю, а остальным - в бумажном виде, то она вправе вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также книгу продаж на бумажном носителе.

! Важно:

В п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), определён порядок действий налогоплательщика в случае, если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде: в этом случае допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе.