Система юридически значимого электронного документооборота для юридических лиц РФ

Часто задаваемые вопросы

Воспользоваться ПО Signatura.Спецсвязь или Signatura.АРМ.

П. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, регламентируя действия налоговых органов и налогоплательщиков по истребованию/представлению электронных документов, указывает на определенный Порядок («Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»). Данный порядок утвержден 8 апреля 2011 года.
В порядке однозначно сказано о возможности представления документов в Налоговый орган в электронном виде: «Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов (информации), подписывается ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа».
Подробнее о представлении электронных документов в контролирующие органы, прохождении камеральных, выездных и встречных проверок.

До 01.07.2013 г. согласно закону №1-ФЗ электронные документы, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными бумажным документам при наличии соглашения сторон.

Квалифицированной электронной подписью (КЭП) - На основании п.1 ст. 6  ФЗ-63,  КЭП признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. И любой электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую силу.

Да. Например, ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11 августа 2010 г. по делу N А43-5226/2010). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

В случае возникновения спора между двумя сторонами оператор выступает в качестве третьей независимой стороны и может предоставить в суд ряд документов. Состав пакета документов, представляемых в качестве свидетельства со стороны оператора, зависит от сути ведущегося разбирательства. Например, если в качестве письменных доказательств в деле фигурируют электронные счета-фактуры, то оператор электронного документооборота может представить технологические документы (подтверждения оператора, извещения продавца и покупателя, сертификаты электронной подписи).

Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью, к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Так, согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы («Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов»).

В настоящий момент реализована передача файлов размером до 10 Гбайт. Ограничение на количество файлов - нет.

 

Для работы в системе необходимо следующее:

  • ПК с операционной системой Windows (x86, x64) : XP, Vista, 7
  • Процессор не ниже Pentium III, частота ЦП от 800 МГц
  • Минимум 512 Мб оперативной памяти для Windows XP, 1 Гб для Vista7 (x86), 2 Гб для Vista7 (x64)
  • Установленный и работоспособный криптопровайдер:
    • VipNet 3.2 и выше (бесплатный)
    • Signal-COM CSP v.2.2 (совместимые сертификаты с алгоритмом открытого ключа: ГОСТ Р 34.10-2001 СР )
  • Наличие действующей ключевой пары и сертификата открытого ключа.
  • Интернет - подключение со скоростью не менее 128 кбитc
  • Включенные протоколы SSLTLS

Юридическая значимость электронных документов (в полном соответствии с действующим законодательством РФ), обеспечивается в системе Signatura, одновременным соблюдением следующих принципов:

  • Все документы подписываются электронной подписью (ЭП).
  • Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации.
  • В качестве сертификата ключа подписи используюется только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги;
  • Signatura фиксирует подписанными ЭП подтверждениями моменты (дату, время) завершения всех этапов документооборота;
  • Все участники присоединяются к Регламенту, который определяет применение ЭП под документами;
  • При добавлении друг друга в список контрагентов оба участника договариваются между собой о взаимном признании юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.

 

- может закончится срок действия сертификата ключа электронной подписи (как минимум потребуется его продление);

1. Сертификат участника ЭДО принимается только из сети Доверенных УЦ ФНС, а значит действительность сертификата удостоверено сетью ДУЦ ФНС РФ.

2. Окончание срока действия сертификата не означает недействительность ЭП под электронным документом.

Основание:

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ, 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ,

Статья 11. Признание квалифицированной электронной подписи

 Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

 1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

 2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

 3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

 4) квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

---

Таким образом, даже если срок действия сертификата окончен, проверить его действительность на момент подписания легко: есть дата подписи, есть дата документа, есть подтверждения оператора и извещения покупателя - как факты момента подписания. По факту момента подписания по списку отозванных сертификатов УЦ или сведений сети ДУЦ ФНС РФ можно определить в любой момент времени (даже после окончания срока действия сертификата) действительность сертификата на момент создания электронной подписи. И если в момент создания ЭП сертификат был действителен, подпись считается действительной независимо от состояния действия сертификата на момент проверки ЭП.

- может прекратить свою деятельность / утратить лицензию удостоверяющий центр;

В таком случае по правилам работы сети ДУЦ все клиенты и базы клиентов со списками отзыва, прекратившего деятельность УЦ  передаются в ФНС РФ, которая в свою очередь определяет УЦ из сети ДУЦ, к которому передаются клиенты и вся информация. Таким образом работа не прекращается.

- может прекратить свою деятельность / утратить лицензию оператор;

Согласно порядку похожему на случай описанный ранее с прекращением деятельности УЦ, клиенты передаются другому оператору. А т.к. все документы хранятся у участника ЭДО (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), а сертификат оператора остается у ФНС РФ, то проверить все документы так же легко. 

- может устареть информационная система, обеспечивающая хранение электронных документов.

Информационная система тут никакой роли не играет (электронные документы могут храниться просто в каталогах файловой системы). А т.к. документы хранятся у участников ЭДО (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), и именно у участника ЭДО ИНФС будет запрашивать документы для проверки, то независимо от оператора ЭДО, налогоплательщик предоставляет документы через СПЕЦОПЕРАТОРА (оператора отчетности,СОС) в ИФНС по месту своей регистрации.

 

1.     Право на предоставление обмена информацией. На основании выданной лицензии Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций №74694 на деятельность по предоставлению услуг по телематическим услугам связи – дает право на предоставление доступа к сети интернет и передачу информации в сети интернет.

2.     Право на защиту информации. На основании выданной лицензии Федеральной Службой по Техническому и Экспортному Контролю №1892 на деятельность по контролю защищенности конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и ее модификации в средствах и системах информатизации – дает право на передачу конфиденциальной информации и работу с ней.

3.     Право на распространение шифровальных (криптографических) средств. На основании выданной лицензии Управлением Федеральной Службы Безопасности по самарской области №1879Р - дает право на деятельность по передаче средств СКЗИ конечным пользователям.

4.     Право на техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств. На основании выданной лицензии Управлением Федеральной Службы Безопасности по самарской области №1880Х – дает право на деятельность по настройке и обслуживанию средств СКЗИ  у конечных пользователей.

5.     Право на предоставление услуг в области шифрования информации. На основании выданной лицензии Управлением Федеральной Службы Безопасности по самарской области №1881У – дает право на деятельность по настройке осуществлению шифрования информации конечных пользователей и предоставление услуг удостоверяющего центра.

6.     Право на выдачу сертификатов и ключевых документов для ФНС. На основании решения комиссии по аккредитации, протокол №57 об аккредитации удостоверяющего центра ООО Криптэкс (TM Signatura) в сети Доверенных удостоверяющих центров в сети Федеральной налоговой службы - дает право на выпуск сертификатов и ключевых документов, для генерации электронных подписей под документами, имеющих юридическую силу в рамках бухгалтерской и налоговой отчетности.

7.     Право на предоставление услуг обмена счетами фактурами в электронном виде. На основании Решения Комиссии по регулированию Сети доверенных ОЭД ФНС России №6 – дает право на оказание услуг участникам информационного взаимодействия в области обеспечения юридически значимого документооборота счетов фактур в электронном виде.

8.     Юридическая сила других документов:

Гражданский кодекс РФ.

Статья 161. Сделки, совершаемые в простой письменной форме

1. Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

2. Соблюдение простой письменной формы не требуется для сделок, которые в соответствии со статьей 159 настоящего Кодекса могут быть совершены устно.

Статья 159. Устные сделки

1. Сделка, для которой законом или соглашением сторон не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно.

2. Если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

3. Сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно, если это не противоречит закону, иным правовым актам и договору.

(В договор, заключаемый в электронной форме должны быть внесены условия заключения в электронной форме и способы его подписания и обмена.)

Стороны могут договориться, что они признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса). Гражданский кодекс прямо относит факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) и электронную цифровую подпись к aнaлoгам собственноручной подписи (АСП), при этом оставляя перечень допустимых АСП открытым. Иными словами стороны договора сами вправе определить используемый ими aнaлoг собственноручной подписи и порядок подписания договора таким АСП.

Статья 160. Письменная форма сделки

1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления дoкyмeнта, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

3. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно.

Однако при совершении сделок, указанных в пункте 4 статьи 185 настоящего Кодекса, и доверенностей на их совершение подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Статья 434. Форма договора

1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.

 

Статья 435. Оферта

1. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

Оферта должна содержать существенные условия договора.

2. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом.

Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.

 

Статья 438. Акцепт

1. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

2. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.

3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

 

Арбитражный процессуальный кодекс

Статья 75. Письменные доказательства

3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

Гражданский процессуальный кодекс

Статья 71. Письменные доказательства

1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные дoкyмeнты и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность дoкyмeнта способом.

 

Федеральный закон об ЭП №63:

Статья 4. Принципы использования электронной подписи

Принципами использования электронной подписи являются:

1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;

2) возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;

3) недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

Таким образом по совокупности представленных выписок из нормативных документов и прав на осуществление отдельных видов деятельности по передаче информации, ее защите и использованию средств электронной подписи ООО Криптэкс (ТМ Signatura) имеет все права на предоставление услуг по передаче документов с ЭП, в том числе конфиденциальных.

 

Signatura умеет взаимодействовать со всеми распространенными учетными системами, будь то 1С, Oracle, SAP и другие. Благодаря решению 

Signatura.АРМ - Вы можете отправлять электронные, юридически-значимые документы напрямую вашему контрагенту. При этом, привычный

интерфейс вашей учетной системы (1С, Oracle, SAP и т.д.) останется практически не изменным.

Задать свой вопрос
CAPTCHA Image